Grundläggande manual
Logga in
När man loggar in hamnar man direkt i sin egen match. Är en användare upplagd på arena-nivå hamnar den användare vid inloggning i den första matchen utifrån bokstavsordning.
Man kan navigera mellan matcher genom att klicka på listsymbolen i övre vänstra hörnet. Om du har tillgång till flera arenor (matchträd) kommer du se de matcher och arenor som finns tillgängliga.
Alla användare kan se alla matcher i en arena. Användare med Chef/admin-rättighet har redigeringsrättigheter för egen match samt för underliggande matcher.
Användare med Chef/admin-rättighet kan lägga upp nya matcher och användare. Alla användare kan lägga förslag till åtgärder i samtliga matcher.
Man kan antingen logga in med en generell användar-id eller med sin individuella e-post.
Om din organisation har valt att använda generellt inlogg vänd dig till den som är systemadministratör för att få rätt uppgifter.
Om ni har valt att använda individuella inlogg skall du ha fått ett mail med instruktioner om hur du väljer lösenord. Har du glömt lösenordet klicka på ”Har du glömt ditt lösenord?” så får du ett mail med uppgifter om hur du väljer ett nytt. Får du inget mail är du inte upplagd som användare. Vänd dig i så fall till den som är systemadministratör som lägger upp dig som användare.
Resultatmått
Resultatmåtten är kopplade till vad enhetens/avdelningens verksamhet går ut på. Att lyckas med dessa är att vinna sin match. Använd gruppens kompetens och kreativitet för att hela tiden sträva efter en förbättring av resultatmåtten. Fokusera på trender mer än enskilda utfall.
-
Statussymbolen (ansiktet) visar hur man ligger till mot målet och åtgärdsgränsen för den senaste mätpunkten:
-
Grön innebär att målet nås.
-
Gult innebär att åtgärdsgränsen nås men inte målet.
-
Röd innebär att åtgärdsgränsen inte nås, vilket kräver åtgärd.
-
-
Klickar du på Statussymbolen (ansiktet) i ett mått så flyttas du automatiskt till fliken Åtgärd där de åtgärder/förbättringar som är taggade till det måttet har filtrerats fram. Klicka på symbolen med ett +, i någon statuskolumns rubrikrad, för att skapa en ny åtgärd/förbättring.
-
I måttens meny finns en knapp med två korsande linjer, via den går det att växla mellan att visa tidsserie eller ackumulerat. Det går även via den knappen (kräver Chef/admin-behörighet), att ställa in hur ackumulerat ska visas.
-
Via knappen med gemet går det att öppna upp eventuella dokument som har laddats upp i måttet. Siffran visar hur många bilagor som finns.
-
Finns det en kommentar kopplat till någon mätpunkt har den punkten en ring runt sig, se eget avsnitt Kommentarer.
-
Via symbolen med ett "i" som har en ring runt sig, ligger till höger om måttets namn, kan ytterligare info om måttet läsas. Använd då funktionen "mouse over".
-
Eventuella mått som är dolda kan enkelt tillfälligt tas fram genom att klicka på knappen "Visa dolda" som finns längst ner till höger under måtten.
-
Diagrammen går att flytta mellan flikarna Resultatmått samt Kontrollmått men även mellan olika verksamheter/matcher. Det görs via diagrammens menyknapp med kugghjulen och valet Ändra diagram.
-
Det går att lägga upp diagram/mätetal bakom ett annat för att t ex bryta ner och visa utfallet per enhet/grupp. Dessa nås via en knapp i diagrammet nere till vänster och visas i ett pop-up fönster. Om någon av de bakomliggande mätetalens utfall ligger under åtgärdslinjen och är "röda" så syns det i knappens färg, liksom antalet mätetal.
Hantera åtgärder
Era ärendetyper och dess åtgärder hanterar ni under fliken Åtgärder.
Webbapplikationen är anpassad efter att kunna behålla det analoga arbetssättet men i en digital miljö - en s.k. digital lean-tavla. Ni flyttat åtgärdskorten sinsemellan i en statuskolumn eller mellan statuskolumner genom att klicka och dra i symbolen med pilar i fyra riktningar, symbolen ligger uppe till höger i åtgärdskorten.
Den som sätts upp som uppgiftslämnare och/eller ansvarig för en åtgärd eller en delåtgärd får notifieringar via mejl. Dels när de läggs upp via någon annan som uppgiftslämnare och/eller ansvarig samt dels när åtgärdskortet byter statuskolumn t ex från Inkomna till Pågående.
Här kan du:
-
Lägga upp och hantera olika typer av ärenden såsom Förbättring, Avvikelse, Olycksfall, Tillbud, Kundsynpunkt (ärendetyper utöver Förbättring måste först läggas till via huvudmenyn under avsnittet Hantera åtgärder).
-
Koppla åtgärderna till egna upplagda taggar (taggar måste först läggas till under via huvudmenyn under avsnittet Hantera åtgärder).
-
Kopiera, Tipsa och Flytta vidare åtgärder mellan matcher.
-
Dela en åtgärd mellan flera matcher/verksamheter.
-
Filtrera och söka efter åtgärder.
Kontrollmått
Kontrollmått är indikatorer som vi behöver övervaka. Så länge de är “gröna” behöver man inte lägga någon energi på dem men är de “röda” så föranleder det åtgärder.
-
För att se ett kontrollmåtts trend dvs utvecklingen över tid så klickar ni på knappen med två korsande linjer nere i vänstra hörnet i varje diagram. Då syns via ett pop-up fönster ett linjediagram över tid dvs mätvärden för flera mätpunkter bakåt i tiden. Om ett mätetal flaggar rött så går det då att utvärdera ifall det är ett engångsproblem eller om det finns något mer grundläggande bekymmer.
-
Klicka sedan på Statussymbolen (ansiktet) för att flyttas till fliken Åtgärd och samtidigt filtreras de åtgärder/förbättringar som är taggade till det måttet fram. Klicka på symbolen med ett +, i någon statuskolumns rubrikrad, för att skapa en ny åtgärd/förbättring.
-
I måttens meny finns en knapp med två korsande linjer, via den går det att växla mellan att visa tidsserie eller ackumulerat. Det går även, för användare med behörighet Chef/admin, att ställa in hur ackumulerat ska visas via den knappen.
-
Finns det en kommentar kopplat till någon mätpunkt har den punkten en ring runt sig, se eget avsnitt Kommentarer.
-
Via symbolen med ett "i" som har en ring runt sig och som ligger till höger om måttets namn kan ytterligare info om måttet läsas. Använd då funktionen "mouse over".
-
Via symbolen med ett "i" som har en ring runt sig och som ligger till höger om den datumstämpel som visar när senaste data är inmatad så kan via "mouse-over" en pop-up ruta redovisa diagrammets data. Där syns då periodens mål-/åtgärdsgräns, referensvärden, föregående års utfall samt eventuellt ackumulerade värden.
-
Eventuella mått som är dolda kan enkelt tillfälligt tas fram genom att klicka på knappen "Visa dolda" som finns längst ner till höger under måtten.
-
Diagrammen går att flytta mellan flikarna Resultatmått samt Kontrollmått men även mellan olika verksamheter/matcher. Det görs via diagrammens menyknapp med kugghjulen och valet Ändra diagram.
-
Det går att lägga upp diagram/mätetal bakom ett annat för att t ex bryta ner och visa utfallet per enhet/grupp. Dessa nås via en knapp i diagrammet nere till vänster och visas i ett pop-up fönster. Om någon av de bakomliggande mätetalens utfall ligger under åtgärdslinjen och är "röda" så syns det i knappens färg, liksom antalet mätetal.
Skapa nya åtgärder
Via externt formulär
Varje arena och match har ett unikt webbformulär för inmatning av nya åtgärder. Via webbformuläret läggs åtgärden via mobilen direkt in i en match eller dess undermatchen. Har ni istället valt att använda en arenas webbformulär så kan ni välja någon av den arenans matcher. Det går att välja bort matcher i vilka man inte ska kunna lägga åtgärder i, det görs via huvudmenyn under avsnittet Hantera åtgärder. Samtliga ärendetyper rapporteras in via ett och samma webbformulär, där varje ärendetyp har sin egen design vad gäller ifyllnadsfält. I huvudmenyn under Hantera åtgärder kan varje ärendetyps ifyllnadsfält ställas in. Webbformuläret kan läggas upp som en ikon på exempelvis mobilens eller surfplattans hemskärm/startskärm. Vilket för användaren blir likt en app en enkel och snabb väg till webbformuläret. Webbformuläret kräver ingen inloggning och går därför att använda även för personer som inte är upplagda som användare i webbapplikationen.
-
Klicka på länken till webbformuläret eller scanna in dess QR-kod (alternativt, om formulärets webbsida lagts upp som en ikon/app i mobil alt surfplatta, klicka VM-ikonen på start-/hemskärmen).
-
Om det går att lägga åtgärder i flera matcher så väljer ni först vilken match åtgärden ska läggas in i.
-
Om ni har flera ärendetyper aktiverade så väljs sedan vilken typ av ärende som du ska rapportera in en åtgärd för.
-
Webbformulärets ifyllnadsfält ändras sedan utifrån vald ärendetyp.
-
Fyll i de fält som är relevanta och/eller obligatoriska (fält märkta med * = obligatorisk) .
-
Om fältet Uppgiftslämnare eller dylikt finns så fyll gärna där i din e-postadress, så kopplas dina inlämnade åtgärder till din användare samt att du får notiser via mejl när ärendet hanteras.
-
Bifoga ett dokument eller en bild, om det fältet finns med i webbformuläret.
-
Klicka på knappen Spara.
-
Saknas info i något obligatoriskt fält kommer webbformuläret att säga till och flagga rött på den del som saknas. Komplettera då med den informationen innan du igen sparar.
Lägg upp en åtgärd direkt i webbapplikationen via datorn
-
Gå till fliken Åtgärder i aktuell match.
-
Klicka på symbolen ”+” i valfri statuskolumns rubrikrad
-
Alternativt dra in ett nytt kort från knappen Nytt kort som ligger ovanför statuskolumnen Inkomna. Du kan då dra in kortet till den statuskolumn du vill samt direkt välja vart i åtgärdskortens ordningen som den nya åtgärden ska placeras. Har vald ärendetyp inga obligatoriska fält så läggs kortet direkt in i statuskolumnen, annars fälls formuläret ut och de obligatoriska fälten röd-markeras.
-
Välj vilken typ av ärende som du ska rapportera in en åtgärd för.
-
Formulärets ifyllnadsfält ändras sedan utifrån vald ärendetyp.
-
Fyll de fält som är relevanta och/eller obligatoriska.
-
Bifoga ett dokument eller en bild, om det fältet finns med i formuläret.
-
Klicka på knappen Spara.
-
Saknas info i något obligatoriskt fält kommer webbapplikationen att säga till och flagga rött på den del som saknas. Komplettera då med den informationen innan du sparar igen.
-
Vid behov öppna sedan kortet genom att klicka på kortet och lägg till delåtgärder med ansvarig/utförare och klart senast.
-
Drag kortet till önskad plats i listan (nya hamnar default överst) genom ”drag-and-drop” via symbolen med pilarna som ligger i ärendekortens övre högra hörn.
-
Siffran bredvid symbolen ”+” anger hur många åtgärdskort det finns i respektive kolumn.
Lägg upp en åtgärd via en mall samt schemaläggning
För åtgärder som är återkommande kan mallar läggas upp. Detta görs via Huvudmenyn dvs knappen med kugghjulen längst upp till höger, välj sedan Hantera Åtgärder (kräver dock Chef/admin-behörighet). Mallen blir sedan synlig och kan väljas i webbformuläret till höger om fältet med vald åtgärdstyp. Dessa mallar kan även schemaläggas dvs era återkommande aktiviteter/åtgärder kan automatiskt läggas upp i valda verksamheter/matchers. Det går även att välja i vilken statuskolumn de ska läggas upp i såsom Inkomna eller Pågående. Funktionen ligger under huvudmenyknappen med "kugghjulet" och valet Hantera åtgärder (kräver dock Chef/admin-behörighet).
Övergripande funktionalitet
1. Visningsläge med alla kolumner
-
Flytta enskilda åtgärdskort inom och mellan kolumner genom att dra i ”drag-and-drop”-symbolen med pilarna i åtgärdskortens övre högra hörn. Om obligatoriska fält utifrån den nya kolumnens förinställningar inte är ifyllda öppnas kortet så att man tvingas fylla i dessa innan man kan spara åtgärdskortet i den nya statuskolumnen.
-
Uppdatera statuslinjen (0-100%) genom att klicka på strecket.
-
Klicka på stjärnan dvs stjärnmarkera exempelvis för att ange prio, stjärnan är även ett snabbfilter.
-
Det går per ärendetyp att ställa in en färgmarkering i åtgärdskortets övre vänstra hörn, vilken då tydligare visar vilken ärendetyp som åtgärden tillhör.
2. Utfälld kolumn
-
Fäll ut kolumnen genom att klicka på ett statuskolumnhuvud eller ett åtgärdskort.
-
För att se detaljer och uppdatera enskild information används åtgärdskortets meny-knappar.
-
Flytta åtgärdskort inom kolumnen genom ”drag-and-drop”. Dessa går även i det utfällda visningsläget att flytta till andra kolumner, de hamnar då alltid nederst i den nya statuskolumnen.
-
Återgå till visningsläge med alla kolumner genom att klicka på kolumnhuvudet eller någonstans utanför den utfällda kolumnen.
3. Utfällt åtgärdskort
-
Klicka på ett åtgärdskort.
-
Åtgärdskortet öppnas då upp till ett expanderat läge inkl. att det i nederkant av åtgärdskortet fälls ut eventuella inlagda delåtgärder. Flytta dessa delåtgärder sinsemellan genom att dra i ”drag-and-drop”-symbolen med pilarna, vilken ligger längst ut till vänster i raden för delåtgärden.
-
Rubrik, beskrivande text och statuslinjen (0-100%) går att ändra direkt i kortet utan att behöva spara.
-
Via symbolerna dvs åtgärdskortens menyknappar går det att snabbt och enkelt lägga till eller ändra information. Se beskrivning nedan av menyknapparna.
4. Filtrering visar utvalda åtgärdskort
-
Klicka på tratten ovanför statuskolumnrubrikerna och välj filter.
-
Valen syns i sidhuvudet.
-
Aktuell filtrering tas bort via filtrets "Töm filter"-knapp eller via knappen ”x” som visar vilket filter som används, visas ovanför statuskolumnrubrikerna.
-
Stjärnan fungerar som ett snabbfilter, klicka i stjärnan och samtliga kort som har den ikryssad visas.
-
Vid filtrering på en eller flera användare så dyker valet "Visa endast ej genomförda åtgärder" upp.
-
Tips! Filtrera på ”Uppdaterat senast” för att hitta inaktuella vilket förenklar en ”städning”.
-
Det går även att filtrera på delade åtgärder "till" eller "från" någon annan verksamhet/match.
5. Sökfunktionen
-
Via sökrutan på höger sida ovanför kolumnrubrikerna går det att fritextsöka fram åtgärdskort.
Åtgärdskortens menyknappar
Klicka på aktuellt åtgärdskort, vilken då expanderas till redigerarläge så att ytterligare info och menyknapparna blir synliga enligt nedan.
1. Delåtgärder
-
Klicka på symbolen alt på åtgärdskortet så fälls listan med delåtgärder ut. Symbolen visar hur många delåtgärder det finns samt hur många av dessa som är klarmarkerade exempelvis 2/3. Är någon tidssatt delåtgärd försenad så syns det genom att knappen växlar till röd färg.
2. Ansvariga
-
Om flera är medverkande syns det med ett ”+”. Den första ansvariga i listan visas i symbolen som första bokstav i förnamn + första två bokstäver i efternamn. Läggs annan ansvarig upp utöver den som är inloggad så får den ett automatiskt mejl med information om att den är ansvarig för åtgärden/delåtgärden.
3. Klart senast
-
Klicka på symbolen och navigera i kalendern och välj klart senast datum. När kortet dras till statuskolumnen ”Uppföljning” så kan ett nytt datum läggas till för ”Uppföljd senast”. Det datum som gällde i statuskolumn Pågående sparas och ett nytt datum för när uppföljningen ska vara klar kan alltså istället läggas in.
4. Koppling mot mätetal och/eller egna taggar
-
Här kan ni koppla dvs tagga en åtgärd mot ett mätetal och/eller egen tagg. Siffran anger hur många kopplingar dvs taggningar det finns.
5. Bilaga
-
Här kan ni ladda upp en eller flera bilagor. Siffran anger hur många bifogade filer som finns.
6. Logbok
-
Här syns ärendehistoriken och det går även att lägga in egna kommentarer.
7. Mer information
-
Här syns den information som eventuellt lagts in i formulärs-fält som det inte finns egna snabbvalsknappar för.
8. Redigera alla fält
-
Öppnar upp hela ärendeformuläret med dess samtliga fält.
9. Delning av åtgärd
-
Dela en åtgärd med en eller flera andra matcher/verksamheter. Siffran i symbolen anger hur många delningar som finns. Åtgärden hamnar längst upp i mottagarens statuskolumn Inkomna.
10. Kopiera, Tipsa, Flytta vidare eller Radera åtgärd
-
”Kopiera”: skapar en kopia i samma match.
-
”Tipsa”: skapar en kopia som läggs i en eller flera andra matcher.
-
”Flytta vidare”: flyttar kortet till en annan match.
-
Finns även ett val för att radera en åtgärd.
-
I samtliga fall hamnar kortet i kolumnen ”Inkomna”. Alla delåtgärder kvarstår men deadlines och ansvariga tas bort.
11. Status genomfört
-
Klicka på listen för att ändra %-tal för hur stor andel av åtgärden som är genomförd. Listens färg liksom ansiktet styrs utav tiden som är angiven under ”Klart senast”. Finns tid kvar = grön färg, tiden har nyligen passerat klart senast datum = gul färg, tiden har sedan en månad passerat klart senast datum = röd färg. Det går själv att för varje ärendetyp kunna ställa in när färgerna ska ändras, det görs via huvudmenyn och valet Hantera åtgärder. Klicka på den åtgärdstyp du vill ändra.
12. Flytta delåtgärder sinsemellan i listan
-
Flytta delåtgärder sinsemellan genom att dra i ”drag-and-drop”-symbolen med pilarna, vilken ligger till längst ut till vänster i raden för delåtgärden.
Kommentarer
-
Om man vill kommentera en händelse och enskild punkt i ett diagram klickar man på den aktuella mätpunkten för att få upp en kommentarsruta.
-
Skriv in kommentaren och klicka därefter på ”Spara”.
-
Att det finns en kommentar inlagd visas genom att den aktuella punkten får en ring runt sig. Använd "mouse-over" för att se kommentaren, eller klicka återigen på mätpunkten.
Vinna Matchen bygger på grundtankar från TQM, Lean och balanserade styrkort som under 25 års tillämpningsarbete inom de flesta branscher sedan har förädlats till ett vinnande koncept.