Meny fördjupad manual
VinnaMatchen_nya hex.png

Lägg upp en ny match

För att göra detta måste du ha Chef/Admin-rättigheter på Arenan.
Kontakta Vinna Matchen så ordnar vi det:

info@vinnamatchen.se / 0708-86 48 94

  • Klicka på kugghjulssymbolen uppe till höger och välj ”Lägg till match”.

  • Namnge matchen och bestäm var i trädet den skall placeras.

  • Klicka för ”Kopiera befintlig match” om du vill skapa en kopia på en befintlig match bland de du har behörighet till. Bocka för vilka uppgifter du vill ha med.

  • Under fliken Åtkomst kan du anpassa behörigheten för en match dvs ställa in vilken åtkomst användare ska få till denna och andra matcher i samma arena.

  • Klicka på ”Spara” och matchen finns nu i trädstrukturen som du hittar under symbolen med en pil uppe till vänster om matchnamnet.

  • Under Ändra arena går det även att ändra standardinställningen till att begränsa vilken tillgång en användare i en match har till andra matcher i arenan. Det går sedan givetvis för enskilda matcher att göra undantag från arenans inställningar, enligt inställningen beskriven i punkt ovan.

Lägg upp Resultat- och Kontrollmått

  • Navigera till aktuell match i trädstrukturen som du hittar under symbolen med en pil uppe till vänster om matchnamnet.

  • Klicka på “Lägg till…” uppe till höger.

  • Välj ”Nytt diagram…”

  • Välj ifall det ska vara ett Resultat- eller Kontrollmått.

  • ”Dolt diagram”, klickas den i så blir diagrammet dolt. Men kan visas genom att klicka på knappen ”Visa dolda”, vilken dyker upp längst ner till höger under diagrammen. Ändras ett befintligt diagram till dolt så fortsätter det att matas med data och kan återigen visas när det längre fram ska vara i fokus. Funktionen kan även användas för att visa mått som ger fördjupad information, blir då ett sätt att minska antalet synliga mått som är i fokus.

  • Fyll i “Namn” för mätetalet. Tips: Börja benämningarna med R1, R2, osv för Resultatmåtten och K1, K2, osv för kontrollmåtten så blir det lättare att se vilket mått en förbättring är kopplad till samt för att styra ordningen som de visas i. Annars hamnar de i bokstavsordning.

  • “Beskrivning” är en förklarande underrubrik som visas vid "mouse-over" över symbolen (i) efter mätetalets namn i måttet. Detsamma gäller för “Mätmetod” som är en minnesanteckning för att notera hur data matas in i måttet.

  • “Enhet” är enheten för mätetalet som kommer att visas på y-axeln (t.ex. kr, %, antal, etc).

  • “Frekvens” är hur ofta måttet skall redovisas i diagrammet (enhet för x-axeln).

OBS! Du kan inte ändra frekvensen efter det att värden börjats matas in, finns t.ex. ett värde inlagt för veckovis går det inte att ändra till månadsvis. Vill du ändra frekvens får man skapa ett nytt diagram och sedan radera det ursprungliga. Det går att överföra data från ett diagram till ett annat genom att först exportera ut data från det första måttet och sedan mata in den datan i det nya måttet och då summerat efter den nya frekvensen dvs perioden.

  • “Skala” är värdeskalan som skall visas på y-axeln (t.ex. 50-100%). Höfta till med ett startvärde så kan den anpassas senare när data har börjat komma in. Går snabbt att ändra. Det går även att välja att kryssa i automatisk skala, då anpassar skalan sig efter vilka mätvärden och mål-/åtgärdsgränser som matas in i diagrammet.

  • ”Glidande medelvärde” används om data varierar mycket. Man får då medlet av de senaste x punkterna istället för det senaste värdet. Sätts funktionen till 1 blir varje punkt senaste värdet. Det går även att välja ifall enskilda mätvärden ska visas, klicka i så fall i det valet.

  • ”Visa diagram från – till”: är under vilken tid diagrammet skall visas. Det normal är att definiera ett diagrams startdatum och lämna slutdatumet tomt (tills vidare). Vill man senare byta diagram så sätts ett slutdatum för det gamla diagrammet och ett startdatum för det nya. Om man sedan navigerar i tid blir det olika diagram under olika perioder, precis som målstyrningen såg ut vid aktuellt tillfälle.

  • Under ”Datakälla” väljer man hur data skall komma in i VM.

    1. ”Manuell Datainmatning” innebär att data matas in manuellt under fliken Data, se ”Mata in data” nedan.

    2. ”Automatisk dataimport” används då data skall läsas in i systemet antingen via VM-robot eller direkt mejlas in via csv-fil.

    3. ”Data från enkät” används om data kommer från en enkät som sedan skapas i mätetalet, se ”Skapa enkät” nedan.

    4. ”Aggregerad data (summa)” används då data skall summeras från andra mätetal. T.ex. om en avdelning har tre team som alla mäter försäljning så kan man summera upp totalen i ett diagram i avdelningsmatchen. När man har valt denna funktion och klickat på spara får man sedan välja vilka källor dvs mått som data ska hämtas och aggregeras ifrån. Välj källor via diagrammets disk-symbol i menyraden (ser ut som staplade mynt). Klicka på "lägg till" och koppla de mått som data ska hämtas ifrån. OBS! Enhet och frekvens måste vara samma i diagrammen för att det skall gå att aggregera.

    5. ”Aggregerad data (medel)”, fungerar på samma sätt som aggregerad data summa, men ger medelvärdet istället för summan från källorna.

    6. Data från enkätsvar (summa), genom den kan ett diagram matas med data från ett annat diagrams enkät. Det kan vara data från en eller flera frågor för frågetypen ”Fråga med svarsskala” eller ”Siffervärde” som då summeras ihop. Välj sedan källor enligt beskrivningen i punkt 4 ovan.

    7. Data från enkätsvar (medel), fungerar på samma sätt som data från enkätsvar summa, men ger medelvärdet istället för summan från källorna.

  • När du är klar med inställningarna, klicka på “Spara” och diagrammet är skapat.

Kopiera eller Spegla befintligt diagram
  • Funktionen Kopiera diagram möjliggör att du kan göra en kopia av ett diagram med eller utan data och uppladdade filer.

  • Funktionen Spegla diagram möjliggör att du kan skapa en kopia som är speglad dvs görs ändringar i det ursprungliga diagrammet så följer dessa ändringar automatiskt med till det speglade diagrammet. 

 
 

Fördjupad manual

Lägg in mål och åtgärdsgräns

 

  • Klicka på kugghjulet i måttet/diagrammet och välj “Ändra gränser”.

  • Klicka på rutan under “Fr.o.m.” och ange datum från och med då målet skall gälla. Målet gäller tills ett nytt mål med ”Fr.o.m.”-datum skapas.

  • Ange värde för Mål (gräns för grön status) och Åtgärd (gräns för röd status).

  • Gul status blir intervallet däremellan.

  • “Mål 2” och “Åtgärd 2” används för dubbelsidiga mål (används där det är önskvärt att ligga i ett intervall mellan ett max- och ett minvärde).

  • Om man vill skapa en lutande målkurva för t.ex. ackumulerad försäljning under årets månader:

    • Lägg in månadsmålet som ovan och välj sedan funktionen ”Ställ in Ackumulerat" och välj  Summa så kommer även mål och åtgärdsgräns att ackumuleras.

  • Om man har olika mål för t.ex varje vecka eller månad och vill mata in ett helt år går det bra att maila in en Excelfil i csv format till systemet. Mer om detta finns under rubriken Inskickning till VM via csv nedan.

 
 

Ackumulerat diagram

 

Under knappen som visar två linjer (bredvid kugghjulet i diagrammet) väljer man om diagrammet ska visas i tidsserie eller som ackumulerat.

  • Klicka på ”Ställ in ackumulerat”.

  • Bocka i rutan ”Visa ackumulerat” och välj om det ska visas som ”Summa” eller ”Medel”.

    1. ”Ackumulerat (summa)” gör att diagrammet visar ackumulerat utfall för de värden som matas in för vald period.

    2. “Ackumulerat (medel)” gör att diagrammet istället visar medelvärdet för vald period.

  • Det går även att välja ifall enskilda mätvärden ska visas, klicka i så fall i den rutan.

  • Välj sedan i listan vilken ackumuleringsperiod ni vill ha – välj en egen period eller förvalda perioder från vecka till år.

  • Ifall tidigare period ska visas i diagrammet som jämförelse så kryssar ni i den rutan.

  • Har du valt en egen ackumuleringsperiod så ställer du sedan in perioden i fälten ”Visa ackumulerat från – till” där du anger för vilken tid ackumuleringen skall ske. Används exempelvis för mått kopplade till bruten redovisningsperiod.

  • ”Skala (ackumulerat)” ger skalan på y-axeln för ackumulerad visning. Till exempel; ett diagram med frekvensen månad och trendskalan 0-10 bör ges skalan ca 0 till 120 för ett års ackumuleringsperiod. Det går även att välja automatisk skala, kryssa då istället i den rutan.

Observera att det går bra att växla mellan de olika visningslägena ”Visa tidsserie" eller ”Visa ackumulerat”. Inställningarna ligger kvar så det är bara att kryssa för önskat visningsläge.

 

Lägg in referenslinje

 

I diagrammen går det att lägga in en eller flera referenslinjer – exempelvis belöningsmål eller branschsnitt. Syns som en blå-streckad linje i diagrammet. Valet Ändra referenser hittar ni under diagrammets menyrad och ”kugghjul”-knappen. Referenslinjer som varierar mycket exempelvis varje vecka kan enklast läggas till genom att maila in värdena i en csv-fil. Kontakta oss på Vinna Matchen så hjälper vi er.

 

Ändra i diagram, mål och åtgärdsgränser samt referenslinje

Diagram: Klicka på kugghjulet till höger i diagrammet och välj “Ändra diagram”.

  • Uppdatera de uppgifter som ska ändras och klicka på “Spara”.

  • I fliken "Flytta" längst till höger går det att flytta ett resultat-/kontrollmått till en annan match.

Mål och åtgärdsgräns: Klicka på kugghjulet i diagrammet och välj “Ändra gränser”.

  • För att justera befintligt mål. Klicka på anteckningssymbolen med ”penna och papper” och ange nya värden.

  • Klicka på symbolen med ”en bock” för att spara och därefter “Stäng”.

Referenslinje: Klicka på kugghjulet i diagrammet och välj “Ändra referenser”.

  • För att justera befintlig referenslinje. Klicka på anteckningssymbolen med ”penna och papper” och klicka sedan igen på anteckningssymbolen med ”penna och papper” för det värde som ska ändras. Ange nya värden.

  • Klicka på symbolen med ”en bock” för att spara och därefter “Stäng”.

 

 

A. Enkät besvaras via e-post - Stående utskick

I fältet Respondenter läggs e-postadresserna in till de som ska få utskicket. Det går att klistra in en semikolon- eller radseparerad e-postlista.

Välj sedan vilket namn det ska stå som avsändare dvs det som visas istället för den mejladress som webbapplikationen använder. Ni kan även ange en egen svarsadress som då respondenterna svarar till via mejlet ifall de har några frågor kring enkäten. Ändras inte denna går dessa mejl till en mejladress som inte bevakas. 

I fältet meddelande skriver ni ert personliga meddelande dvs texten i det mejl som skickas ut. Mejlets ämne skapas automatiskt och är detsamma som enkätens rubrik.

Ange därefter hur ofta enkäten ska skickas ut, på vilken dag och klockslag samt när första utskicket ska starta. Ifall ni vill begränsa tidsperioden för när automatiska enkäter ska skickas ut går det även att sätta ett sista utskicksdatum. Beroende på vad som väljs under hur ofta enkäten ska skickas ut kommer ett antal val upp: hur ofta enkäten ska upprepas, vilken veckodag ska enkäten skickas ut och vilken dag i månaden enkäten ska skickas ut.

Valet ”Mätpunkt i diagrammet där svaren summeras” är till för att kunna styra ifall exempelvis en enkät skickas ut i början av månaden men svaret avser månaden innan. Då vill man oftast att svaret ska in i mätpunkten i diagrammet för den föregående månaden och inte i den innevarande månaden. Default-värdet 0 innebär alltså samma dag/vecka/månad etc som utskicksdatumet. Sätts värdet till 1 kommer svaret in i perioden innan (dag/vecka/månad etc).

Ange sedan hur länge enkäten ska vara öppen för svar, den informationen kommer även med i det mejl som skickas ut till respondenterna, tillsammans med enkätlänken och det egna meddelandet.

Om en repondents unika enkätlänk ska gå att svara på flera gånger dvs en och samma respondent ska kunna lämna in flera svar på enkäten ska valet ”Repondenten kan svara flera gånger på varje enkätutskick” kryssas i. Görs inte detta så får en respondent som redan besvarat sin enkät och sedan återigen klickar på sin enkätlänk först upp ett meddelande om att enkäten redan är besvarad och att föregående svar skrivs över om de väljer besvara enkäten igen.

Kryssas valet ”Påminnelser vid uteblivet svar” i öppnas tre ytterligare val. Då kan ni styra när den första påminnelsen ska skickas ut, om påminnelserna efter den första ska upprepas var x:e dygn så länge enkäten är öppen. Välj sedan max antal efterföljande påminnelser som totalt ska skickas ut. OBS! för många påminnelser är inte bra.

Ni kan själva välja den text som visas på den webbsida som öppnas upp som avslutningssida när enkäten sparas. Om man inte ändrar blir det automatiskt texten ”Tack för att du hjälper oss att bli bättre”.

Ni har även möjlighet att på samma avslutningssida addera till två URL-länkar t ex för att tipsa de som svarat på enkäten om exempelvis er egen FAQ-sida, kampanjwebbsida eller länken till ert förbättringsförslagsformulär.

Svaren visas som standard i slumpvis ordning utan tidsstämpel, men ni kan välja ifall svaren ska visas i ordning med tidsstämpel genom kryssa ur ”Visa svaren i slumpvis ordning utan exakt tidsstämpel”.

En länk genereras automatiskt på avslutningssidan där respondenten kan se samt ladda ner en kopia på sitt enkätsvar.

B. Enkät besvaras via e-post - Engångsutskick

Lika alternativ A fast här bestäms ett tillfälle då enkäten ska skickas ut till en specifik sändlista.

C. Enkät besvaras på annat sätt

Bestäm först hur svaren ska matas in i diagrammet dvs i vilken period/mätpunkt som de tillhör genom att ange hur många dagar in i nästa period som svaren ska flyttas tillbaks till föregående period. Utgår då från diagrammets frekvens dvs dag/vecka/månad etc.

Ni kan välja att respondenten själv ska kunna ändra för vilken period som denne vill mata in enkätsvar för genom att kryssa i ”Tillåt ändring av inmatningsperiod”. Då läggs det i början av enkäten till en rad med kalenderfunktion.

Som ”Avslutningssida” finns tre alternativ att välja på:

1. Visa texten nedan samt en knapp för att få upp en ny enkät.

2. En ny enkät visas automatiskt samt även efter 30 sekunders inaktivitet.

3. Endast texten nedan visas.

För valet ”Enkät besvaras på annat sätt” finns även ett fält som visar enkätens unika enkätkod. Med hjälp av den går det även att logga in och svara på enkäten via https://arena.vinnamatchen.se/enkat. Användbar funktion för exempelvis utvärderingar i slutet av ett seminarium/utbildning.

Man kan för alternativ 1 och 3 ovan välja text som visas på en webbsida när enkäten sparats. Om man inte ändrar blir det automatiskt texten ”Tack för att du hjälper oss att bli bättre”. För alternativ 2 visas det snabbt en ”tack-sida” för lämnat svar innan en ny enkät visas.

Ni har även möjlighet att på den avslutande webbsidan addera till två URL-länkar t ex för att tipsa de om er egen FAQ-sida, kampanjwebbsida eller länken till ert åtgärdsformulär för att de ska kunna inkomma med ett förbättringsförslag. En länk genereras automatiskt på avslutningssidan där respondenten kan se samt ladda ner en kopia på sitt enkätsvar. 

Svaren visas som standard i slumpvis ordning utan tidsstämpel, men ni kan välja ifall svaren ska visas i ordning med tidsstämpel genom kryssa ur ”Visa svaren i slumpvis ordning utan exakt tidsstämpel”.

Ett tips för att snabbt låta respondenterna komma till enkäten är att göra en QR-kod av enkätwebblänken, finns gratissidor på Internet som omvandlar webbsidor till QR-koder. QR-koden scannas av med mobiltelefonens kamera (iPhone) eller en QR-kod app och respondenten får då enkelt upp enkäten. 

Skapa enkät

  • Välj Datakälla ”Data från enkät” när diagrammet skapas eller klicka på kugghjulet och ”Ändra diagram” för ett befintligt diagram.

  • Genom att klicka på enkätsymbolen i diagrammets menyrad, dvs knappen med ett dokument som ligger till vänster om kugghjulsymbolen, går det att välja ”Ändra enkät” där två flikar finns.

Under fliken ”Frågeformulär” kan man:

  • I översta raden finns information som blir enkätens rubrik samt info-texter. Klicka på skrivblocket till höger om enkätens rubrikrad för att justera rubriktext, förklarande text och ange vad ytterligheterna på skalan innebär. Till exempel: 1 = ”Håller inte alls med” och 10 = ”Håller helt med” på en skala 1-10, där frågorna formuleras som påståenden. Observera att skalan för enkäten styrs av den skala som valts då mätetalet/diagrammet skapades. Går att ändra innan enkätsvar inkommit via mätetalets/diagrammets knapp med kugghjulet, välj där ”Ändra diagram”.

  • Lägga till nya frågor, sju frågetyper finns:

    1. ”Sektionsrubrik” ger en rubrik för ett antal frågor. Används om man har många frågor och vill få bättre struktur på enkäten.

    2. ”Fråga med svarsskala” ger svarsalternativ enligt skala. Går även att välja ansiktssymboler som svarsalternativ men då endast upp till skala 1-7, den inställningen är default för skala 1-7. Som default är ”Inkludera i index” ikryssat, dvs svaret ingår i diagrammets indata. Om enkäten innehåller frågor som inte ska ingå i diagrammets index och/eller endast ska redovisas i annat diagram så kryssas den rutan ur. Läs om hur data hämtas från annat diagrams enkät i avsnitt Lägg upp Resultat- och Kontrollmått.

    3. Öppen fråga” ger möjlighet att mata in svaret som fritext.

    4. ”Fråga med svarsalternativ (rullgardinsmeny)” ger möjligheten att skriva vilka svarsalternativ man kan välja emellan i enkäten, ett av dessa svarsalternativ väljs då av respondenten via en rullgardinsmeny. När svarsalternativen läggs in ska dom skiljas åt med ett kommatecken.

    5. ”Fråga med svarsalternativ (kryssrutor)” ger möjligheten att ange svarsalternativ som respondenten kan välja emellan via kryssrutor, ställ sedan in hur många antal svar som tillåts att välja via min-max. När svarsalternativen läggs in ska dom skiljas åt med kommatecken.

    6. ”Siffervärde” skapar ett svarsfält där respondenten endast får svara med ett siffervärde. Genom att ange tillåtna värden min – max går det att styra rimliga inmatningsvärden, användbart exempelvis om värden ska matas in i tkr istället för kr. Siffervärdes fältet går även att använda som ett inmatningsformulär dvs ett sätt att få in data i diagram/mått som inte går att läsa in automatiskt via vår robot. Exempelvis ”Hur många kundmöten har du genomfört denna vecka?”.

    7. ”Datum”, då styrs inmatning av datum och dess format via att en kalender öppnas upp från vilken ett datum väljs.

  • Väljs ”Ny sida” så kommer den frågan att visas på en ny sida, vilken respondenten når genom att knappen ”Ny sida” visas längst ner till höger.

  • Välj sedan om frågan ska vara obligatorisk eller inte. Obligatorisk innebär att enkäten inte kan sparas ifall svar utelämnas. Vid en enkät indelad i olika sektioner går det inte heller att gå vidare till nästa sektion utan att de obligatoriska frågorna är ifyllda.

  • Det går för varje fråga att lägga till en knapp ”Avstår att svara (vet ej / ej relevant / ej deltagit / ingen uppfattning)”. På så sätt kan frågor göras obligatoriska fastän vissa inte behöver eller kan svara på just den frågan.

  • För frågetypen ”Fråga med svarsskala (x – x)” finns valet att använda ansiktssymboler istället för siffror, men bara upp till sju valbara alternativ.

  • Eftersom en enkäts frågor kan mata en eller flera andra diagram/mått med data så går det att välja ifall frågor med svarsskala ska inkluderas i det diagrammets index eller inte.

  • Ska frågan vara villkorad dvs endast visas då vissa förutsättningar uppfylls så styrs det för varje fråga via fältet som ligger längst ner, default är "Visa alltid denna fråga/rubrik". Där går det att ställa in vilken av de övriga frågornas som svar som ska styra ifall en fråga visas eller inte.

Välj ordning på frågorna, via rullistan till vänster om frågerubriken, om frågan ska infogas bland redan upplagda frågor. Default är att nya frågor hamnar sist i frågelistan.

Önskar ni ändra en fråga efteråt är det bara att klicka på den frågans ändra symbol (skrivblocket dvs en kvadrat med en penna riktad upp mot höger), göra de ändringar som önskas samt därefter klicka på spara knappens symbol (en ”bock”). Via symbolen ”papperskorg” tas en fråga bort. Observera att ifall enkäten redan använts och en fråga tas bort så tas den frågans svar även bort på sidan ”Visa svar”. Ska många frågor ändras i en enkät är det bättre att lägga upp ett nytt mått eller kopiera aktuellt mått och sedan göra ändringar, på så sätt finns de gamla svaren kvar i det första måttet.  

Under fliken ”Inställningar” kan man:

Inledningsvis finns det tre alternativ att ta ställning till utifrån hur enkäten ska distribueras och användas.

A. Enkät besvaras via e-post – Stående utskick:

Väljs detta alternativ så går det att bestämma när och hur ofta en enkät ska mejlas ut till en sändlista. 

B. Enkät besvaras via e-post – Engångsutskick: 

Samma som alt A ovan fast endast ett tidsstyrt utskick görs.

C. Enkät besvaras på annat sätt:

Väljs där enkäten ska användas på något av följande sätt: 

  • I en enkätstation i surfplatta.

  • Via att respondenterna uppmanas gå till Vinna Matchens inloggningssida för enkäter https://arena.vinnamatchen.se/enkat/ och där ange enkätens kod. Koden visas om du väljer detta alternativ (är ett enklare sätt att direkt svara på en enkät efter exempelvis en utbildning dvs fylla i en kursutvärdering)

  • Skicka ut enkäten via ett eget mejlutskick till respondenterna där enkätlänken dvs enkätens unika webbadress kopieras in i mejlet och skickas ut.

  • Genom att ta fram en QR-kod för enkätwebblänken, finns gratissidor på Internet som omvandlar webbsidor till QR-koder. QR-koden scannas av med mobiltelefonens kamera (t ex iPhone) eller en QR-kod app och respondenten får då enkelt upp enkäten.

För alternativen A och B håller webbapplikationen reda på vilka som besvarat enkäten vilket möjliggör påminnelser. Får något utskick studs på mejladressen syns detta liksom den information som följde med studsmejlet, se nedan under avsnitt Visa svarshistorik. Det går att komplettera enkätsvar genom att lägga till nya respondenter samt genom att själv mejla ut en enkätlänk som inte är kopplad till någon respondents mejladress. 

 

Visa enkätsvar och hantera svarshistorik

Varje nytt enkätsvar uppdaterar värdet för aktuell mätpunkt beroende på vilken frekvens (t ex vecka, månad, år) som valts när diagrammet skapades.

Via enkätsymbolen, dvs knappen med ett anteckningsblock i diagrammets menyrad, finns följande val:

  • ”Öppna enkät”

  • ”Visa svar”

  • ”Svarshistorik” (endast för de utskick som skickats via VM till inlagda mejladresser)

  • ”Ladda ner svar till excel”

  • ”Ändra enkät”

 

Visa svar

Här visas fortlöpande de svar som inkommit. Varje enkät har sin egen unika ”Visa svar”- webbsida. Endast de som har Chef/admin behörighet på Arena-nivå kan ta bort enskilda enkätsvar. Tas en fråga bort i enkäten försvinner de även från denna visningssida.

 

Svarshistorik

För enkätutskick till respondenter vars mejladresser har lagts in som sändlista i webbapplikationen visas här fortlöpande ifall svar inkommit för varje mejladress. 

Längst upp till vänster väljer ni vilket utskick som ni vill titta på, det som visas är alltid det senaste. Är enkäten pågående, dvs öppen för svar, så går det dessutom här att lägga till respondenter/mejladresser som då direkt får ett enkätutskick. Då finns även möjlighet att lägga till den respondenten i sändlistan för kommande utskick, ifall det är en återkommande enkät. Så länge enkäten är öppen för svar så går det även att via fältet "Komplettera inmatning" öppna upp en enkät för att via denna enkätwebblänk manuellt göra kompletterande inmatningar. Kopiera den enkätens webbadress och mejla själv ut till de som ska svara på enkäten. Dessa svar är då inte kopplade till någon unik mejladress men antalet inmatningar via denna funktion visas i respondentlistan. 

De respondenter som kopplats till utskicket listas i första kolumnen. I kolumnen "Antal svar" redovisas vilka som svarat och om flera svar per respondent tillåts för enkäten syns även hur många gånger de svarat. Ni ser även när senaste utskicket gjordes inkl utskick för eventuella påminnelser. Antalet påminnelser som gått ut redovisas liksom mejlstudsar.

I kolumnen "Mejlstuds" klickar ni på den texten/länken som står i raden för mejladresser som studsat och då dyker en pop-up ruta upp där texten som mejlstudsen innehållit visas. Vidare går det då att radera respondenten från aktuellt utskick och även från utskickslistan dvs kommande enkätutskick. Behöver mejladressen ändras så kan det göras samtidigt och då dessutom lägga till den nya adressen/respondenten till framtida enkätutskick. 

Via papperskorgen tas respondenter bort från det aktuella utskicket.

Ladda ner svar till Excel

Via denna funktion så kan ni ladda ner samtliga enkätsvar som en Excel-fil.

Länka in dokument

 

  • Att länka/ladda upp ett dokument t ex budget- och/ eller verksamhetsplan i ett diagram görs genom att klicka på gemsymbolen i övre rubrikraden i diagrammet.

  • Klicka på ”Välj fil” och gå till det aktuella dokumentet och välj.

  • Klicka sedan på ”Ladda upp”.

Samtliga uppladdade dokument listas sedan under gem-symbolen/knappen och rubriken ”Filer”. Antalet filer som är uppladdade syns i gemsymbolen som en siffra.

 
 

Process

 

Funktionen ”Process” gör det möjligt att snabbt och enkelt rita upp arbetsflödet för hur man arbetar med målstyrning. Detaljer så som: Checklista för förberedelser inför målstyrningsmöte, Agenda för målstyrningsmötet, etc kan enkelt dokumenteras och kopplas till processens steg. Användaren når informationen genom att klicka på processbilden.

 

För att skapa en process:
  • Klicka på ”Lägg till” så skapas en process och skriv in ett namn på processen, välj ifall ni vill skapa en ny process eller kopiera en befintlig process i en match som du är Chef/admin för.  Välj sedan ”Lägg till” så sparas den nya processen.

  • Klicka sedan på ”Nytt steg +” och ange input till processen, t ex ”Förra veckans utfall” i fältet ”Rubrik”. ”Rubrik” är det som skall stå i processboxen. Det första steget är alltid input och det sista output.

  • Klicka igen på ”Nytt steg” och beskriv det första processteget.

  • Beskrivning är text som syns om man klickar på processbilden. Här kan man ange detaljer i vad som skall göras, t ex checklista för förberedelser inför målstyrningsmötet. Fältet kan lämnas tomt.

  • ”Ansvarig” är den eller de som är ansvariga för att utföra arbetet i processteget, t ex ”Arbetsledare”. Uppgiften syns ovanpå processboxen.

  • ”Tidpunkt” är när processteget skall utföras, t ex ”Mån fm”, ”Månadsvis”, etc. Uppgiften syns under processboxen.

  • Sifferrutan längst till vänster används för att styra visningsordningen mellan processtegen.

  • Sifferrutan till höger används om man vill lägga två processteg parallellt. Om ett processteg benämns 3:1 och ett annat 3:2 så hamnar det senare rakt under det andra.

  • Via knappen med gem-symbolen kan ni även lägga till bilagor, såsom checklistor och mallar, som tillhör den processen. Antalet bilagor syns i siffran till höger om knappen med ”gem-symbolen”.

Analys

 

Denna funktion är tänkt att använda någon eller några gånger per år då man vill gå djupare och analysera hur man kan ta ytterligare förbättringskliv för resultat- och kontrollmåtten. Många arbetar med en process där detta görs kvartalsvis. Under kvartalet följer man utfallet, ofta veckovis, och vidtar direkta förbättringsåtgärder. 

Analysfunktionen gör det möjligt att få en snabb överblick över hur man ligger till mot målen för en lite längre tidsperiod, t ex senaste kvartalet. De mål som kräver fördjupad analys pekas då snabbt ut. Sedan finns det stöd för att ange hur analysen skall gå till (t ex vilka rapporter man skall gå in i) och slutsatserna från analysen samt förslag på förbättringsåtgärder. Analyserna finns kvar så att man kan gå tillbaka och titta på hur det såg ut vid ett tidigare kvartal samt vilka slutsatser analysen då resulterade i. Uppgiften om hur analysen av ett visst mått skall göras behöver inte fyllas i varje gång utan finns sparad i systemet.

För att skapa en ny analys

 

  • Klicka på ”Lägg till” och ange datum för analysperioden ”från”, ”till”. Spara.

  • Klicka på pilen nedåt längst till höger för att expandera informationen om en analys. Systemet plockar nu fram de mätetal som har låg måluppfyllelse och kräver extra uppmärksamhet. Gränsen för detta är satt till mätetal där mer än 30% av mätpunkterna fallit utanför åtgärdsgränsen (rött).

  • Klicka på (+)-symbolen för att skriva in analys och åtgärdsbehov och initierade åtgärder för de olika enskilda måtten.

  • Under ”Analys – källa och uppgift” noterar man hur analysen skall gå till. Här kan man ange ”Ta ut rapport X och analysera nedbrutet på individnivå”. Det man skriver här sparas till nästa gång analys görs.

  • OBS! Ange bara en analysrapport i fältet. Om man skall gå in i ytterligare en rapport skapar man en till analysuppgift genom att klicka på (+)-symbolen igen när denna är klar.

  • Under ”Analys – slutsatser” noteras i fritext vad man kommit fram till vid analys av rapporten.

  • Under ”Åtgärdsbehov” noteras förslag på åtgärder som kan göras utifrån slutsatserna.

  • Under ”Initierade åtgärder” noteras vilka åtgärder som har initierats i systemet.

  • Vid behov skapa ytterligare en till analysuppgift genom att klicka på (+)-symbolen.

Vill man gå in och analysera fler mått än de mått som systemet har pekat ut klickar man på ”Visa alla mått” längst ner till höger. Om webbläsaren uppdateras t ex genom att klicka på någon annan flik i systemet döljs detaljerna igen.

 
 

Mötesprotokoll

 

En användare med behörighet Chef/admin på arenanivå kan skapa egna mallar för olika typer av checklistor och mötesprotokoll såsom det veckovisa målstyrningsmötet. Om en mall för mötesprotokoll är upplagd på arenan så visas fliken Mötesprotokoll i menyn längst upp. Annars är fliken dold och visas genom att expandera dolda menyflikar via pil-symbolen längst ut till höger i menyraden. Mallar för mötesprotokoll läggs upp via kugghjuls-knappen uppe till höger i menyfältet. 

  • Via kugghjuls-knappen uppe till höger i webbapplikationen väljer ni för Arena ”Hantera mötesprotokollmallar”.

  • Klicka på (+)-symbolen och namnge den nya mallen samt välj att skapa en tom protokollmall eller att kopiera befintlig protokollmall.

  • Klicka sedan på knappen med ett dokument dvs ändra symbolen och under fliken Mötesprotokoll lägger ni sedan till protokollpunkter och sektionsrubriker i mallen. Under fliken Inställningar ställs den behörighet in som ska gälla som förval för mallen. Det går även att klicka i valet ”Behörighet kan ändras när protokollet läggs till” dvs att den som sedan lägger till ett nytt protokoll ska kunna ändra det enskilda protokollets behörighet dvs frångå den förvalda behörighetsinställningen.  

  • I er match och menyfliken Mötesprotokoll lägger ni sedan upp ett nytt protokoll från en av era mallar. Klicka på knappen ”Lägg till”, välj protokollmall, skriv in namn på protokollet, ange datum samt ändra vid behov vilken behörighet som ska gälla och klicka på ”Spara”.

  • Mötesprotokollet läggs då till i listan och välj sedan ”Öppna mötesprotokoll”.

  • Lägg in e-postadresser i sändlistan och klicka på ”Skicka”.

  • Då öppnas ett fönster där ni kan skriva in ett personligt meddelande samt att ni har möjlighet att välja vilka bilagor som ska bifogas utskicket.

  • Bilagor adderas till mötesprotokollet via symbolen ”gemet” till vänster om knappen ”Öppna mötesprotokoll”.

  • När ett mötesprotokoll mailas ut antingen som agenda innan mötet alt. ifyllt som protokoll efter mötet, så går eventuella svar på det mailet till den användare som via webbapplikationen mailat ut densamma

 
 

Rapport - "Chefens översikt"

 

Dessa rapporter, även kallad Chefens översikt, är en viktig del i det fortsatta målstyrningsarbetet och ger en tydlig översikt över hur varje match ligger till resultatmässigt samt hur förbättringsarbetet fungerar. Här presenteras de olika delarna av rapporten:

  • Match: Här presenteras respektive match som rankas utifrån målstyrningspoäng. Till höger om namnet syns tidigare ranking eller om matchen är helt ny i listan.

  • Målstyrningspoäng: Varje match får en målstyrningspoäng där skalan är 1-100. Poängen är en kombination hur väl man nått målen av resultat- och kontrollmåtten, hur mycket data som är uppdaterad, att det finns mål satta för måtten samt antal förbättringar i systemet, både pågående, nya och avslutade.

  • Måluppfyllelse Resultatmått & Kontrollmått: Poängen för måluppfyllelsen beräknas utifrån hur de olika mätpunkterna i respektive diagram låg till mot mål- och åtgärdsgränserna under den aktuella tidsperioden. Varje punkt får poäng utifrån:

Röd   =   0 poäng
Gul    =   5 poäng
Grön  = 10 poäng

För varje diagram beräknas ett medelvärde som alltså hamnar mellan 1-10. Måluppfyllelsepoängen beräknas sedan som medelvärdet av alla resultat- respektive kontrollmått.


Det som också har betydelse för målstyrningspoängen är hur väl processen sköts. Det finns en satt gräns för när man anser att processen inte fungerar och då ges en signal i form av en röd flagga för att belysa detta.

Ouppdaterad data & saknade mål: I målstyrningspoängen räknas andel data som är uppdaterad som en del av poängen. Data som ouppdaterad får rödflagg om värdet överskrider 25% av alla data. Även saknade mål har en påverkan på målstyrningspoängen. Eftersom inget mått bör sakna mål är gränsvärdet satt till 0%.

Förbättringar: Antal förbättringar som är pågående, nya eller avslutade räknas även in i målstyrningspoängen.

Gränserna för rödflaggade värden har defaultvärden men gränserna går att ändra. Gränserna framgår under Kugghjulet och ”Generera rapporter”.

Beräkning av målstyrningspoängen

Beräkningen av målstyrningspoängen görs genom att väga samman samtliga delar av målstyrningen samt hur processen sköts. Måluppfyllelse för resultatmått vägs tyngst med faktor 6, måluppfyllelse för kontrollmått med faktor 3 samt ytterligare 10 poäng baserat på varje rödflaggad av ouppdaterad data, saknade mål och förbättringar. Detta ger i sin tur ett mått mellan 0-100.
Viktning utan kontrollmått är 6-0-1 (Måluppfyllelse Resultatmått – Måluppfyllelse Kontrollmått – Röda Varningar).
Målstyrningspoäng blir då = 10 * ((Måluppfyllelse Resultatmått * 6) + (0) + (10 – (Röda Varningar * 2))) / 7

Arbetssätt kring Chefens översikt

  • Vinna matchen genererar rapporten och lämnar kommentarer.

  • Vinna Matchen ändrar statusen när vi är klara.

  • Signal ges till arenaansvarig om att rapporten finns för bearbetning hos arenaansvarig.

  • Arenaansvarig lämnar egna kommentarer och ändrar status till ”Klar”.

  • Signal ges till chefer för respektive match att rapporten är redo att visas.

Hantera användare

 

  • Användare på matcherna administreras genom att klicka på kugghjulssymbolen uppe till höger och välj ”Hantera användare” antingen i aktuell match eller för hela arenan.

  • Klicka på ”Lägg till…” för att lägga upp en ny användare.

  • Ni kan nu välja mellan att lägga upp ett personligt konto eller ett allmänt konto som delas av flera.

  • Välj sedan behörighetsnivå med rättigheter enligt tabell nedan.

  • Klicka på ”Spara” så finns den nya användaren upplagd.

  • Om det är ett personligt konto får nu användaren automatiskt ett mail med instruktioner om hur välja lösenord.

  • Finns personen redan upplagd går inget mail ut.

 

Generellt gäller att:

  • Alla användare har behörighet ”Medarbetare läs” i alla matcher inom en arena.

  • Användare har samma rättighet i underliggande matcher som i den huvudmatch de är registrerade på.

  • Rättighet på arenanivå slår igenom på samtliga arenans matcher.

  • De undantag där användare har rättighet i match de inte är användare i framgår nedan.

 
 

Inställningar åtgärder

 

Åtgärdsmodulen är utformad för att kunna erbjuda en hög grad av kundanpassning. Vissa delar kan kund själv ställa in och andra ställs in av Vinna Matchen.

 

Möjliga inställningar på arena-nivå:

  • Välja antal samt namn på åtgärdskolumnerna mellan vilka åtgärderna flyttas beroende på åtgärdens aktuella status.

  • Välja vilka ärendetyper som ska finnas såsom Förbättring, Avvikelse, Olycksfall, Tillbud, Kundsynpunkt samt i vilka matcher dessa ska visas.

  • För varje ärendetyp kan inmatningsformulärets ifyllnadsfält kundanpassas per arena. Ärendetyperna kan även förses med en egen färgmarkering i det övre vänstra hörnet i åtgärdskorten.

  • Lägga upp egna taggar att koppla åtgärderna till.

  • Lägga upp en åtgärdsmall för åtgärder som är återkommande i verksamheten.

 

Åtgärdskolumner

Den standarduppsättning som finns default för kolumnerna är Inkomna, Genomförs ej, Väntande, Pågående, Uppföljning och Avslutade. Dessa kan kompletteras med ytterligare kolumner av dessa typer. Samtliga kolumner kan även döpas om. Kontakta Vinna Matchen så hjälper vi er att göra kundanpassningar.

 

Ärendetyper

Utifrån ert behov så finns det möjlighet att lägga upp de ärendetyper som ni önskar. Det finns 12 färdiga mallar för ärendetyper att välja ibland, vilka samtliga har en standardinställning av ifyllnadsfält som går att kundanpassa. Dessa ifyllnadsfält kan välja att visas eller inte utifrån vilken statuskolumn åtgärden befinner sig i samt om dessa ska vara obligatoriska att svara på eller inte i de olika statuskolumnerna (obligatoriska fält markeras med *).

 

Ärendenamnen går också att kundanpassa och en hjälptext kan läggas till som syns vid ”mouse-over”.

 

Ärendetyperna kan även förses med en egen färgmarkering i det övre vänstra hörnet i åtgärdskorten.

Ni kan lägga upp egna åtgärdsmallar för de olika ärendetyperna. Används för åtgärder som är återkommande i verksamheten. Detta görs via knappen med kugghjulen längst upp till höger och valet Hantera Åtgärder, kräver dock Chef/admin-behörighet. Klicka på en åtgärdstyp såsom Förbättring för att redigera denna och i den vyn som då dyker upp väljs fliken Mallar, vilken ligger längst ut till höger. Klicka på valet Ny mall och skriv in åtgärdens namn samt lägg till eventuella delåtgärder. Du kan även för dessa delåtgärder förinställa hur många dagar de ska ha till deadline. Mallen blir sedan synlig i webbformuläret till höger om fältet med vald åtgärdstyp.

 

Kontakta Vinna Matchen så hjälper vi er att aktivera ärendetyperna samt göra eventuella kundanpassningar.

 

Taggar

Det går att lägga upp egna taggar för en arena om ni vill kunna tagga åtgärder med annan indelning än att koppla dessa till det eller de mått åtgärden skapar värde för.

 

Kontakta Vinna Matchen så hjälper vi er att lägga upp dessa.

 

Externt åtgärdsformulär

Varje arena och match har ett unikt webbformulär för inmatning av nya åtgärder. Via formuläret läggs åtgärden direkt in i en match. Samtliga ärendetyper rapporteras in via ett och samma webbformulär.

 

Ni som skickar ut enkäter till medarbetarna via Vinna Matchen, såsom Arbetsflyt-enkäten, kan även addera till åtgärdsformulärslänken i den efterföljande webbsidan som visas efter att enkätsvaret sparats, t ex med länktexten ”Klicka här för att lämna ett förbättringsförslag”. Det tillägget gör ni i det mått som enkäten ligger i under knappen med kugghjulen och valet Ändra enkät samt välj därefter fliken Inställningar.

 

Hitta åtgärdsformuläret

  • Klicka på knappen med kugghjulen bland menyknapparna längst uppe till höger i webbapplikationen.

  • Via valet ”Hantera åtgärdsformulär…” väljer ni antingen formuläret för hela arenan eller det som gäller för en match, vilken då inkluderar eventuella undermatcher.

  • Ni kan välja bort matcher som det inte ska gå att lägga åtgärder i genom att avmarkera dessa i kryssrutan.

  • Klicka sedan på länken ”Öppna åtgärdsformulär”.

  • Kopiera URL-länken/adressen i webbläsaren.

  • Lägg upp URL-länken/adressen på valfritt ställe exempelvis på intranätet eller se till att medarbetarna lägger upp formuläret som en ”app”/ikon i mobilen eller surfplattan, se info nedan.

  • Alt gör en QR-kod av åtgärdsformulärets webblänk via t ex: http://www.skapaqrkod.se/

 

Lägg upp åtgärdsformuläret som ”app”/ikon i mobil eller surfplatta

  • Ni lägger med fördel upp länken till åtgärdsformulärets webbsida som en ikon i mobilen eller surfplattan och får på så sätt likt en app en enkel och snabb väg till formuläret. 

  • Eftersom formuläret inte kräver någon inloggning kan det även användas av personer som inte är upplagda som användare i Vinna Matchens webbapplikation.

  • Öppna upp formuläret via mobilen eller surfplattan. Följ sedan instruktionerna nedan beroende på typ av operativsystem.

 

För Iphone:

  • Gå in på åtgärdsformulärets webbsida.

  • Klicka längst ner på symbolen ”kvadrat med uppåtriktad pil”.

  • Skrolla mellan valen längst ner och välj alternativet ”Lägg till på hemskärmen”.

  • Ni kan välja namn på ikonen och har sedan en länk till åtgärdsformuläret på er enhets hemskärm.

 

För Android:

  • Gå in på åtgärdsformulärets webbsida.

  • Klicka längst uppe till höger på symbolen ”tre lodräta punkter”.

  • Välj alternativet ”Lägg till på startskärmen”.

  • Ni kan välja namn på ikonen och har sedan en länk till åtgärdsformuläret på er enhets startskärm.

Mata in data

Mata in data manuellt

  • Navigera till aktuell match i trädstrukturen och klicka på menyfliken ”Data”.

  • Navigera till den månad/vecka/dag som skall matas in via knappen för tidsnavigering till höger om Data-rubriken.

  • Du kan både gå direkt till aktuell tidpunkt eller stega med pilarna till höger och vänster.

  • Mata in värdena och tryck ”Enter” eller klicka på ”Spara”. Diagrammen är nu uppdaterade.

  • Tips! Använd Tab för att hoppa till nästa fält.

Mata in data via Vinna Matchens inbyggda formulär

Via vårt inbyggda enkätverktyg går det också enkelt att mata in data till olika diagram/mått. Standard är att enkäten ger indata, allt eftersom respondenterna svarar på enkäten, till det mått den är upplagd i. Men det går även att låta en enkät mata ett eller flera diagram/mått med data, se avsnittet för enkät. Funktionen används exempelvis för att automatisera utskick av ett inmatningsformulär till någon i organisationen som med viss periodicitet ska leverera in data till ett eller flera diagram/mått. 

Automatisk dataimport

Mest vanligt är att data läses in direkt från era olika system. Detta görs oftast väldigt enkelt via vår robot. Kontakta oss på Vinna Matchen så hjälper vi er att skapa en brygga.

 
 

Hantera visualiseringsvyer

Designa egna visualiseringar för att visa på skärmar ute i er verksamhet. Ni kan i en rullande bildserie välja att visa ett eller flera mätetal per bild och/eller egna uppladdade bilder samt att som en egen bild visa åtgärdsfliken med en matchs åtgärder. Funktionen ”Hantera visualiseringsvyer” återfinns via knappen med kugghjulen uppe till höger i webbapplikationen under avsnittet Arena. Kräver dock användarbehörigheten Chef/admin på Arena-nivå. 
 
Klicka på ”Lägg till”-knappen och därefter öppnas fliken ”Visualiseringsvy”. Där lägger ni in ett namn, väljer om webblänken som kopplas till visualiseringen ska vara skyddad med lösenord eller inte samt därefter adderar ni allt eftersom via ”Lägg till”-knappen till de bildrutor som ni vill visa i bildspelet. 

 

Sätt en rubrik på bilden och välj vilken typ av bild det är - Diagram / Bild / Åtgärder. Välj sedan hur många sekunder som den bilden ska visas. Om det är en bild med diagram kan ni sedan välja hur många rader och kolumner som bilden ska innehålla och därefter väljs vilka diagram/mått som ska visas. Det går för dessa att välja mellan designen för Resultat- eller Kontrollmått. Fortsätt sedan att addera till ytterligare bilder och ange hur många sekunder varje bild ska visas. 

 

När antalet bilder är klar så klicka på ”Ok”-knappen. Under fliken "Inställningar” går det att välja ifall Logotyp, Bildrubrik, Tid samt Skärminfo ska visas i bildspelet. När visualiseringsvyn är sparad så klickar ni på dess namn så öppnas den webbsidan. Kopiera URL-/webbadressen och ställ in skärmen på att visa denna så är er visualisering klar.

 

Vill ni sedan ändra bildspelet gör ni det via ändrings-symbolen samt använder papperskorgen för att ta bort en visualiseringsvy.

 

Importera data och filer till VM via csv-fil

Nedan finns beskrivningen av formaten för att importera data, gränser, referenser samt filer till diagrammen i Vinna Matchen. OBS! För att kunna mejla in och importera data behöver du som användare vara upplagd med den rättigheten.

All import sker via mejl till import@arena.vinnamatchen.se och alla bifogade csv-filer behandlas.

All data och alla filer skrivs över om dom redan finns.

 

För att importera data ska en rad i en bifogad csv-fil innehålla 3 kolumnfält i följande ordning:

MeasurementID; Date; Value

För att importera gränser ska en rad i en bifogad csv-fil innehålla 4 eller 6 kolumnfält i följande ordning:

MeasurementID; Date; TargetValue; ActionValue

MeasurementID; Date; TargetValue; ActionValue; TargetValue2; ActionValue2

För att importera ett referensvärde ska en rad i en bifogad csv-fil innehålla 4 kolumnfält i följande ordning:

MeasurementID; ReferenceName; Date; ReferenceValue

För att importera en fil måste filen bifogas i mejlet samt att en rad i en bifogad csv-fil ska innehålla 2 kolumnfält i följande ordning:

MeasurementID; FileName

Fältförklaring:

MeasurementID = ID för diagrammet (heltal större än 0)

Date = Datum (i formatet yyyy-mm-dd)

Value = Värde (decimaltal – NULL för att radera värdet/posten för datumet Date)

ReferenceName = Namn på referensen (max 100 tecken)

FileName = Filnamn (får inte innehålla följande tecken: ” < > | : * ? \ /)

  • Vinna Matchens facebook
  • Vinna Matchens LinkedIn

Vinna Matchen bygger på grundtankar från TQM, Lean och balanserade styrkort som under 25 års tillämpningsarbete inom de flesta branscher sedan har förädlats till ett vinnande koncept.